Cómo implementar un Sistema Integrado de Gestión

La implementación de un Sistema Integrado de Gestión (SIG) requiere un enfoque estructurado que garantice el cumplimiento de los requisitos del estándar y la mejora continua en la organización. A continuación, se detallan los pasos clave para implementarlo:

1. Compromiso de la alta dirección

Definir el alcance: Determinar qué áreas, procesos y productos/servicios estarán cubiertos por el sistema.

• Establecer liderazgo: La Alta Dirección debe asumir la responsabilidad de implementar el sistema, demostrar compromiso y promover la mejora continua.
• Política del SIG: Crear y comunicar una política alineada con los objetivos estratégicos de la Empresa.

Importante: Los requisitos de normas deben ser incorporados en los Procesos de Negocio, no al revés.  El trabajo debe enfocarse en la gente y en sus procesos, los líderes y el equipo de implementación en todo momento deberían pensar y actuar en lograr participación, involucramiento y compromiso del Personal.

2. Diagnóstico inicial

El diagnóstico es vital para la determinación de una planificación adecuada de la implementación de un SIG, para ello se sugiere:

• Realizar un análisis de la situación actual para identificar brechas entre las prácticas existentes y los requisitos de las normas que serán parte del SIG.
• Realizar una identificación y análisis detallados de los procesos, determinando el nivel de evolución requerido.
• Realizar una revisión de la información documentada existente y aprovechar todos los esfuerzos anteriores.  En algunos casos, se determina empezar desde cero por la heterogeneidad encontrada.
• Identificar riesgos y oportunidades asociados a los procesos.

3. Planificación del sistema

• Definir objetivos de calidad: Establecer metas específicas, medibles, alcanzables, relevantes y con tiempo definido (SMART).
• Desarrollar el alcance del sistema: Identificar qué partes del estándar aplican y cómo se integrarán en la organización.

4. Diseño del sistema

• Mapeo de procesos: Identificar y documentar los procesos clave de la organización, sus interacciones y responsables.
• Información Documentada: Elaborar documentos que describan cómo se gestionarán las actividades.
• Gestión de contextos y riesgos: Implementar un enfoque basado en la realidad y en los riesgos para prevenir desviaciones, mejorando la eficacia de los procesos desde el inicio.

5. Capacitación y sensibilización

• Capacitar al personal sobre las normas y su rol dentro del sistema.
• Crear una cultura de calidad que fomente la participación y el compromiso de los empleados.

6. Implementación

Implementar los procesos diseñados y garantizar su cumplimiento, para ello, es imprescindible generar las evidencias de realización; proceder al análisis y evaluación de los resultados de procesos.  Con esas evaluaciones deben tomarse decisiones fundamentadas en las evaluaciones para mejorar los procesos a través de acciones correctivas que eliminen las “causas raíz” de las desviaciones.

7. Auditorías internas

Realizar auditorías internas para evaluar el cumplimiento del sistema con los requisitos de ISO y los objetivos del SIG; implica realizar verificaciones con un equipo de personas independiente y capaz de obtener evidencias para evaluarlas objetivamente en el marco del cumplimiento de los requisitos.

Los procesos auditados analizan las desviaciones llamadas “No Conformidades”, identifican las “causas raíz” y proceden a ejecutar acciones correctivas.

8. Revisión por la dirección

• La alta dirección debe revisar periódicamente el desempeño del sistema.
• Evaluar los resultados de las auditorías, la retroalimentación de todo el SIG y el cumplimiento de los objetivos.
• Los resultados de esta revisión aseguran el ciclo de mejora continua.

9. Certificación

Con el SIG ya implementado y generando evidencias del cumplimiento de todos los requisitos, puede seleccionarse un Organismo de Certificación que esté debidamente acreditado.

Los resultados de una Auditoría Externa son determinantes en una Empresa para poder verificar con un Auditor Externo el cumplimiento de los requisitos.  En consecuencia, obtener una Certificación Internacional que permitirá alcanzar las metas trazadas.

10. Mejora continua

Aplicar el ciclo PHVA (Planificar, Hacer, Verificar, Actuar) para mantener y mejorar el SIG.

Este es el verdadero desafío para una Organización, asegurar en el tiempo la realización de este “Ciclo de Mejora” sin perder de vista sus propios objetivos y metas.

Claves para el éxito:

• Involucrar a todos los niveles de la organización.
• Asegurar que los procesos documentados sean prácticos y aplicables.
• Fomentar una comunicación efectiva y transparente.

Fecha de publicación: 06 de diciembre del 2024

Revisado por el Ing. Ariel Alejandro Crespo Dueri

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