CÓMO OBTENER LA CERTIFICACIÓN DE CALIDAD ISO 9001: GUÍA PASO A PASO

Lograr una certificación ISO 9001 se constituye en una meta importante para toda organización. Esta norma, reconocida internacionalmente, es la norma más implementada en todo el Planeta; su alto enfoque en el Cliente asegura que los procesos internos cumplen con estándares que mejoran continuamente la satisfacción de éstos, así mismo aumentan la eficacia y posicionan a una Empresa en el contexto de su sector.

Los pasos para obtener la certificación de Calidad ISO 9001 son:

Comprender qué es ISO 9001 y sus beneficios

La norma ISO 9001 establece los requisitos para un Sistema de Gestión de la Calidad (SGC). Su enfoque principal es asegurar la mejora continua y la satisfacción del cliente. Algunos beneficios clave incluyen:

Incremento en la confianza del cliente.
Mejora en los resultados de procesos internos.
Aseguramiento de la eficacia.
Reducción de costos por productos/servicios no conformes.
Mejora de la comparabilidad en el mercado.

Requiere de una decisión de la Alta Dirección, esta decisión se traducirá:

En la determinación de una Política del Sistema de Gestión de la Calidad estableciendo directrices claras para toda la Empresa.
En la integración de requisitos de norma en los Procesos.
En la asignación de recursos, responsabilidades, roles y autoridad.
En las bases del constructo del Compromiso de personal para con la Calidad y el Cliente.

Realizar un diagnóstico inicial

Antes de implementar los requisitos de ISO 9001, es determinante evaluar el estado actual de la organización, cada Empresa es única en virtud al personal que trabaja en ella, la forma cómo ejecutan sus actividades diarias también es única:

Análisis de brechas (Gap Analysis): Es un análisis simple y sencillo que se enfoca en determinar cómo la Empresa cumple algunos requisitos actualmente ya sea de manera formal o informal. Este análisis, determina qué necesita la Organización para lograr el cumplimiento total de requisitos. Sí, este análisis de inicio no toma en consideración la “integración de requisitos” para personalizar la implementación.
Revisión de Macroprocesos. Es un análisis importante para determinar el punto de partida y la complejidad de una Implementación.
Revisión de Información Documentada existente. Consiste en revisar los esfuerzos previos de la Organización en el establecimiento de documentos. Si bien, desde 2015 ya no es obligatoria la redacción de procedimientos, aún persiste en las Empresas la idea, mito o paradigma que deben generar toneladas de papelería.

Establecer el Equipo de Implementación

La certificación ISO 9001 requiere que todos los participantes e involucrados comprendan los principios de Calidad y contribuyan desde sus puestos de trabajo. Algunos pasos clave:

Formar un equipo de implementación del Sistema de Gestión de la Calidad (SGC).
Desarrollar competencias profesionales en los requisitos de la norma y su impacto en las actividades diarias.
Designar un líder de proyecto (a menudo el Responsable de Calidad) que coordine las actividades.
Designar los responsables de la implementación en los principales Procesos de la Empresa.

Diseñar e implementar el Sistema de Gestión de la Calidad

En esta etapa, se establecen las especificaciones técnicas para el desarrollo del SGC adaptando requisitos a la Organización:

Determinar el Mapeo de Macroprocesos, Despliegue de Macroprocesos, Diseño de las Fichas de Caracterización de Procesos y el Mapeo de los Procesos.
Desarrollar e Implementar la Información Documentada: Redactar o producir los tipos de información documentada diseñados para la Estructura del Sistema de Gestión. Crear manual, procedimientos, instructivos, videos, infografías, cartillas, datos, registros y/u otros según la estructura definida en cumplimiento de los requisitos de ISO 9001.
Desplegar los procesos de la mejora continua: Consiste básicamente en la implementación paralela de las sistemáticas y prácticas para analizar, evaluar y mejorar los procesos.
Establecer la planificación a largo plazo, los riesgos y los objetivos de la calidad: Definir metas claras y medibles alineadas con los requisitos internos de la Organización y de la norma.

Realizar la evaluación del desempeño de los procesos

Una vez que se ha logrado la medición, análisis y evaluación de los procesos se va generando información útil para la toma de decisiones.

La operación diaria de los procesos y la ejecución de planes o proyectos requiere a posteriori de una verificación independiente. El proceso encargado de realizar verificaciones independientes y planificadas es la Auditoría Interna.

Objetivo: Determinar evidencias y evaluarlas comparativamente con los requisitos de norma ISO9001, requisitos legales y requisitos internos.
Ejecución: La auditoría interna se realiza en todos los Macroprocesos que son parte del alcance del SGC, al menos una vez al año.
Acciones correctivas: En caso de detectarse variaciones o desviaciones, la Organización debe asegurar la planificación y ejecución de acciones correctivas para eliminar las causas.

Cuando hemos logrado analizar y evaluar el desempeño de los procesos y ya tenemos resultados de la ejecución del primer programa de auditoría interna; toda la información del Sistema de Gestión de la Calidad y sus resultados, deben presentarse a la Alta Dirección para su verificación y determinación de acciones consecuentes, a este proceso se le denomina Revisión por la Dirección, es en este punto que la Organización está lista para recibir una Auditoría Externa de Certificación.

Seleccionar el organismo certificador

Es un proceso muy sencillo que se sigue literalmente la sistemática de una “contratación de servicio”, se eligen entidades acreditadas, las cuales son invitadas a participar son sus cotizaciones, términos y condiciones para la “Certificación del Sistema de Gestión”. ISOINGENIEROS ELITEISO sugiere considerar los siguientes aspectos:

Revisar o recordar el origen de la decisión inicial de la Alta Dirección. Si esta decisión implica la penetración de nuevos mercados, el desarrollo de nuevos productos o el aseguramiento en la fabricación, deberemos ser cuidadosos en observar las áreas de acreditación de los Organismos de Certificación.
Reputación: Es importante que el Organismo de Certificación no solamente tenga una acreditación para certificar el SGC, también que sea bien reconocido en los mercados donde opera la Empresa y allá donde queremos comercializar nuestros productos o servicios.
Precio: Compara presupuestos y servicios ofrecidos.
Especialización: Verifica que los auditores externos tengan experiencia en tu sector, es muy importante que el profesional que nos venga a auditar realmente nos brinde una retroalimentación que aporte a la mejora continua de la Organización.

Superar la auditoría externa

Un Organismo de Certificación realizará generalmente una auditoría en dos etapas

Revisión documental o pre-auditoría: Se asegura que la información documentada del SGC cumple con los requisitos de la norma.
Auditoría de certificación: Evalúa la implementación práctica del SGC en la Organización.

Si se detectan desviaciones denominadas “no conformidades”, se brinda un tiempo para resolverlas antes de emitir el certificado. De acuerdo con el espíritu de la Cultura de Mejora Continua, esta detección de “No Conformidades” nos debería ayudar también a mejorar y siempre son bienvenidas.

Toma en cuenta que existen Organismos de Certificación que permiten a la Organización, realizar directamente la Auditoría de Certificación, es decir, que se puede omitir la “Revisión Documental”

IMPORTANTE

Es un logro para la Organización la certificación ISO 9001 en todos los ámbitos, es una evidencia que el Liderazgo funciona en los procesos y que los involucrados han transformado su forma de ejecutar las operaciones del día a día en un ambiente propositivo y de mejora. Los resultados no se dejan esperar, los clientes son los primeros en valorar el resultado.

Si necesitas ayuda para empezar o quieres conocer más detalles sobre los requisitos específicos, en ISOINGENIEROS ELITEISO tenemos capacitaciones especializadas In Company, a medida de tu Organización y sus procesos, que llevarán al éxito a tu Equipo de trabajo.

Fecha de publicación: 25 de noviembre del 2024